Office Manager / Empfangsmitarbeiter:in (m/w/d)

  • Wien
  • Hill Woltron Management Partner Gmbh
IMCD South East Europe GmbH als Tochtergesellschaft der IMCD Group deckt 16 Länder im Vertriebsgebiet Südosteuropa ab und hat Standorte in Österreich, Bulgarien, Kroatien, Tschechien, Ungarn, Rumänien und der Ukraine.
Mit Hauptsitz in Wien, Österreich, ist unser Team aus erfahrenen technischen Verkaufsexpert:innen für unsere Kund:innen in ganz Südosteuropa verantwortlich. Mit mehr als 150 Mitarbeiter:innen betreiben wir zusätzlich zwei erstklassig ausgestattete Anwendungslabore in Österreich für die Bereiche Coatings & Construction und Food & Nutrition.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum ehest möglichen Eintritt eine:n engagierte:n „Office Manager:in / Empfangsmitarbeiter:in“ in Vollzeit für unser Büro in Wien.

Sei unsere gute Seele im Büro: Deine Chance als Office Manager:in!

Deine Aufgaben:
  • Allgemeine Administrationstätigkeiten (Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Kurierdienste, Schriftverkehr)
  • Sicherstellung einer reibungslosen Büroinfrastruktur (Empfang, Kartenausgabe, Überprüfung der Reinigung, Veranlassung von Reparaturen, Koordination der Besprechungsräume, Bestellwesen)
  • Kontaktperson zur Hausverwaltung
  • Dienstreisekoordination (Flug- und Hotelbuchungen)
  • Eigenständige Betreuung und Kontrolle der Zeiterfassung
  • Organisation und Koordination von Meetings und (externen) Firmenevents, sowie Empfang von Gästen
  • Unterstützung bei Marketingaktivitäten
  • Koordination der Sicherheits- und Arbeitsschutzverwaltung (“AUVA“) im Betrieb
  • Administration von Fuhrpark in Wien in Koordination mit dem Fuhrparkmanager
  • Mitwirkung bei On- und Offboardings von Mitarbeiter:innen

Das bringst Du mit:
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HAS, oä) von Vorteil
  • Routinierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen und digitalen Tools (Cytric, Personio von Vorteil)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Konzernsprache), Kenntnisse einer CEE/SEE Sprache von Vorteil
  • Sehr gute Umgangsformen und absolute Serviceorientierung
  • Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent

Das bieten wir Dir:
  • Unternehmerische Kultur und spannende Tätigkeit.
  • Ein Umfeld, in dem man wachsen und gestalten kann.
  • Besonders kollegiale Atmosphäre in einem multikulturellen und dynamischen Team
  • Freie Tage am 24.12. und 31.12.
  • Treueprogramm für langjährige Mitarbeiter
  • Vielfältige Weiterbildungsangebote für Deine persönliche Entwicklung.
  • Moderne Arbeitsplätze und Arbeitsumgebung.
  • Gemeinsame Veranstaltungen wie Weihnachts- und Sommerfest.
  • Ein Jahresbruttogehalt ab 35.000 € mit Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Deiner konkreter Qualifikation und Erfahrung


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